5 TRÁMITES QUE LAS SOCIEDADES COMERCIALES Y SUS SOCIOS/ACCIONISTAS DEBEN ADELANTAR PARA CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES LEGALES DE TIPO COMERCIAL
I. Renovación de la matrícula mercantil
La matrícula mercantil de las sociedades comerciales debe ser renovada anualmente, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, es decir antes del jueves 31 de marzo del 2022. El mismo proceso debe adelantarse para cada uno de los establecimientos de comercio inscritos.
II. Renovación de la inscripción en el registro único de proponentes
Las sociedades registradas en el registro único de proponentes (RUP) que lleva la Cámara de Comercio deberán renovar su inscripción a más tardar el quinto día hábil del mes de abril, es decir a más tardar el siete (7) de abril del año 2022, so pena de que cesen los efectos de la inscripción.
III. Reunión ordinaria de los máximos órganos sociales
La asamblea ordinaria de accionistas o junta de socios deberá llevarse a cabo dentro de los tres (3) primeros meses del año, es decir antes del jueves 31 de marzo del 2022. Las convocatorias deberán efectuarse por parte del gerente y/o representante legal con un preaviso de no inferior a cinco (5) días hábiles para las sociedades por acciones simplificadas (SAS) y quince (15) días hábiles para los demás tipos societarios, a menos que los estatutos sociales de la sociedad indiquen un término de convocatoria diferente. En dichas reuniones se aprobarán los estados financieros a 31 de diciembre del año anterior, dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad en caso de tenerse, junto con sus notas, así como el informe de gestión de la administración.
IV. Actualización información del Registro Nacional de Bases de Datos
Los obligados a cumplir con el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD (sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario – UVT) deben actualizar la información consignada en el RNBD anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año. En este plazo, como mínimo se debe actualizar la información relacionada con el número de titulares.
V. Depósito Estados Financieros
Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados por el máximo órgano social, toda sociedad, en cumplimiento de sus obligaciones como comerciante, debe depositar copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y dictamen profesional correspondiente si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Lo anterior a menos que la sociedad esté vigilada, controlada o reciba requerimiento especial de la Superintendencia de Sociedades, caso en el cual no está obligada a presentar información a la Cámara de Comercio.